Det er slett ikke lett å få kontorhverdagen til å gå opp når smittevernregler skal overholdes, og eventuell smittesporing skal være mulig til enhver tid.
Capgemini-kontoret i Bergen opplevde de samme utfordringene som mange andre kontorfellesskap. Behovet for normalisering er stort. Medarbeidere ønsker seg tilbake fra hjemmekontor, men alle er opptatt av å være ansvarlige i forhold til gjeldende retningslinjer. Hvordan holde oversikten? Merima Bektesevic er Operations Lead og Office Manager på Capgemini-kontoret i Bergen, og hun kjente på dette ansvaret.
– Jeg skal til enhver tid ha oversikt over hvem som er på kontoret, og det var rett og slett vanskelig. Men her hos oss løser vi jo slike utfordringer. Sammen med verneombud Åsa Bruhagen, kartla jeg antall plasser på kontoret og fikk god oversikt. Vi brainstormet ulike tiltak, og skjønte fort at vi måtte be om hjelp.
Løsningen kom da utvikler Sigve Reiso og prosjektleder Ana Beatriz Nordanger fikk oppgaven.
Slik ble BOS til for å løse booking av kontorplasser
– Ana foreslo at vi skulle lage en Power App der alle ansatte kan få oversikt og booke kontorplass. Først laget jeg en enkel app, med visning av én uke om gangen i en tabell. Etter hvert som flere ville ta den i bruk, kunne jeg tenke mer på brukervennlighet, forklarer Sigve Reiso.
Målet er at den skal være enkel å bruke for de ansatte, og ettersom applikasjonen svarte så godt på dette behovet, utviklet den seg raskt videre – og ble interessant langt utenfor Bergen!
BOS
Book Office Space applikasjon
- BOS blir brukt til å administrere kontorplasser
- Alle ansatte kan se hvilke dager det er ledig plass, og de kan reservere og frigi plasser.
- Administrasjonen har full oversikt over hvem som er på kontorplassene.
Appen er tilgjengelig på mobil, via nettleser, i Teams og i Power Apps-appen.
Databasen kan ligge i SharePoint Online eller i Azure SQL.
Booking-rapporter kan tas ut i Power BI.
Dersom du har spørsmål om BOS, eller ønsker et tilbud tilpasset din bedrift?
Ta kontakt med Christoffer Haukås, Head of Cloud i Capgemini, Bergen:
- christoffer.haukas@capgemini.com
- + 47 47282707
Vi hadde virkelig truffet et behovMerima Bektesevic, Capgemini Bergen
Merima Bektesevic forklarer at det var viktig med historikk, slik at eventuell smittesporing enkelt kan igangsettes.
– Appen fikk en fireukerskalender, og da hadde vi et verktøy som både ga oss god oversikt og som gjorde det enklere å overholde smittevernregler, forteller Bektesevic.
Appen fikk navnet Book Office Space Applikasjon (BOS), og i et møte med sine kollegaer i Norden opplevde Bektesevic at halve møtetiden gikk med til å snakke om nyvinningen i Bergen.
– Vi hadde virkelig truffet et behov, så det ble fort løftet opp nasjonalt, og appen blir en del av vår business support funksjon slik at vi kan forvalte den videre, forteller Merima Bektesevic.
Sikrere enn delte Excel-dokumenter
Det tok ikke lang tid før andre Capgemini-kontorer adopterte løsningen. Da Oslo-kontoret hadde behov for sone-inndeling, ble denne funksjonaliteten lagt til. Appen blir nå også brukt i Sverige.
– Alternativet til appen er for mange delte Excel-dokumenter. Det oppleves litt «gammeldags», og unødvendig mye informasjon blir liggende åpent for mange. Appen er enkel, mye mer visuell, og øker også sikkerheten i forhold til personvern. Jeg har oversikt over hvem som oppholder seg hvor – men denne informasjonen er ikke tilgjengelig for alle, sier Merima Bektesevic.
Sigve Reiso er fornøyd med produktet så langt, men tror ikke den er ferdig på noen måte.
– Akkurat nå jobber jeg med halvdagsbooking. Vi har også sørget for muligheten til å legge inn egne tilpasninger. Hvis det er få plasser tilgjengelig, er det mulig å legge inn en begrensning slik at de ansatte kun kan booke tre dager i uken. Vi ser også på muligheten for at booking av en plass skal kunne godkjennes av eksempelvis teamleder eller kontoransvarlig direkte i appen, forklarer utvikleren.
– Vi kan gjerne tilpasse appen til andre formål, og vi kan bistå med å utvikle annet med Power Apps eller Power Automate, sier Sigve Reiso til slutt.
En app for merkelige 2020 eller for fremtiden?
Akkurat nå er BOS-appen høyaktuell for alle bedrifter som har åpent landskap, men blir neppe lagt på hylla når smittevernreglene lempes på.
Et kontor i Sverige har allerede meldt fra at de ønsker å bruke appen også etter smitteverntiden – rett og slett fordi de har få kontorplasser.
Kanskje kan man se for seg at slike bookingløsninger kan spare bedrifter for dyre husleier i fremtiden?
Les også: Slik blir den nye normalen
Har du spørsmål om BOS, eller ønsker et tilbud tilpasset din bedrift?
Ta kontakt med Christoffer Haukås, Head of Cloud i Capgemini, Bergen:
- christoffer.haukas@capgemini.com
- + 47 47282707
